Hallo zusammen! Mihoです。
前回の記事に引き続き、ビジネス英語メールでよく使われるフレーズをの例文集を５つご紹介をしていきたいと思います。
海外取引先との英文メールに慣れなくて時間がかかってしまう…という方に向けて、実際にわたしが業務で使っていたビジネス英語の例文をご紹介したいと思います。
どんどん日常のメールに取り入れて、実践してみてくださいね。
①～の件でご連絡しました。
I am writing this because… (～の件でご連絡しています。）
I am writing this to ask you regarding the invoice No. XXX. (請求書No. XXXに関してお伺いしたくご連絡しております。）
“Regarding” は「～について」という意味で “about”と同じ意味ですが、ビジネスなどのフォーマルな場面でよく使用されますので、覚えておきましょう。
②〇〇日までに送ってください。
Please send the quotation by Friday, on XX. (見積書をXX日の金曜日までに送ってください。）
Please kindly send it back to us by the end of tomorrow, your time. (それをそちらの時間の明日の終わりまでに私たちへ返送してください。）
期限を指定するためには “by (～までに）”を使っています。
「返送する」は “send (物) back to (人)” と表現することができます。
また、海外と取引する場合は明確な期日を記すことが重要です。
海外は時間の感覚が日本ほど厳しくないので、「明日の終業時まで」や「金曜日までに」など、期日を明記することを強く勧めます。
なぜ急いでいる理由も明記しておくと、なお良いでしょう。（それでも期日を守ってもらえなかった経験が私は山ほどありますが・・・）
③お詫びをする
We apologize for the inconvenience it may cause. (ご不便をおかけして申し訳ありません。）
Please accept our sincere apologies. （ご迷惑をおかけしたことを心よりお詫び申し上げます。）
１つ目の表現は、謝罪というよりも不便をかけることに対するお詫びです。
２つ目の表現は心からご迷惑をおかけしたことを謝罪する、より丁寧な表現です。
うまく使い分けましょう。
④確認させてください
Please let me clarify about the price on the quotation you sent on…(以前いただいた見積書の金額について、確認させてください。）
Please let me double-check the ocean freight for… (…の海上輸送費についてダブルチェックさせてください。）
ここでは “clarify (明確にする)” “double-check (ダブルチェックする）”という単語を使用した例文をご紹介しました。
“clarify” は実際に取引先の外国人もよく使用していました。
“double-check” は相手に対してよく確認してほしい、と伝えるときにも使用できます。例えば、
Could you double-check on your side? (そちらでも再度確認していただけますか？）など。
とても便利な表現なので、わたしも実際によく使っていました。
⑤〇〇についてお知らせします。
Please be advised that…
Please be informed that…
I would like to inform you that…
どれも「～についてお知らせ致します」という表現ですが、上の “Please be…”で始まる表現はフォーマルな表現となります。
例えば、自分が退職することになり、後任者について取引先に対してお知らせしたいとき。
“Please be informed that I will be resigning this company on… Ms. XX will be handed over my position here.”
などという風に使用することができます。
おわりに
いかがでしたでしょうか？
あまりカジュアルになりすぎない、フォーマルな表現を中心にご紹介してきました。
前回も書いたように、「習うより慣れよ」です。
実際に使用する場面があるならば、是非是非使用してみて、表現を自分のものにしていきましょう！
