Guten Morgen! ☺
このブログにたどり着いた方は、仕事で海外取引先と英語でやり取りされる機会がある方が多いのでしょうか。
わたしは過去に３社外資系企業に勤めた経験があり、英語は学生時代から好きで学んできたものの、ビジネス英会話やビジネス英語はOJTで働きながら学んできました。
海外とのやり取りは時差や、相手の国の祝日やホリデーの休みを考慮したりと、日本人同士の「わざわざ言わなくても伝わる・汲み取ってくれる」という期待は一切持てません！
ここでは、わたし個人が仕事上で学んできたトライ＆エラーを踏まえて、海外取引先とのやり取りで気を付けることやコミュニケーションを取るポイントをシェアしていこうと思います。
簡潔に述べよ
わたしがヨーロッパ系商社に勤めていた際、ドイツ、フィンランド、フランスが主な取引先でした。
特にドイツ人の働き方は、よくメディアでも取り上げられるように「効率重視」です。残業はしないし、バケーションのために働くという文化です。
メールをする際は、「簡潔に述べ、できるだけ短く用件を伝える」ということが大事です。
日本人はついつい長いメールを書きがちだし、短いメールだと失礼と思ってしまうかもしれませんが、忙しい相手にとって、長く、結局なにが言いたいのか分からないメールは、一度で済むメールの往復を増やしてしまうので、非効率です。
また、日本の取引先だとメールを無視されるということはあまりありませんが、海外取引先の場合は「無視」もおおいにあり得ます。
きちんと対応してもらえるように、用件は簡潔に、分かりやすく伝えることが重要です。
簡単に謝らないこと。代わりに感謝を。
これは日本人特有の文化ですが、日本人はどこか、謝れば良い。許してもらおう。と思っているところがありませんか？
これは日本語の性質でもあると思うのですが、例えば日本語のビジネスメールだと、末筆に「お忙しいところ申し訳ございませんが」と謝ることが決まり文句になっているフレーズさえあります。
海外取引先とのやり取りで注意したいことは、簡単に謝ると、こちらに非があると理解されてしまいます。
こちらが支払いを遅延してしまった、納期を守らなかったなどという約束を守らなかった場合はもちろん、信頼関係を崩すことになるので謝るべきだと思いますが。
そうではなく、単に無理を言ってお願いする場合や、価格交渉をする場面などでは、謝るのではなく、代わりに明るく感謝を伝えるべきでしょう。
例えば、
Thank you for your consideration. （ご考慮ありがとうございます。）
We would highly appreciate it if you could…(…をして下さると大変ありがたいです）
などと表現することができます。
メールだけに頼らない
ここまで英文メールについてご説明してきましたが、わたしは個人的にメールだけのやり取りに頼るべきではないと考えています。
いくら英語が上達したとしても、結局は個人個人の結びつきで物事は進んでいきます。
これはわたし個人が感じたことですが、日本では「会社対会社」でビジネスが進んでいくのに対し、海外は「個人対個人」というように、より個人として見なされて担当者とのやり取りがされていたように感じます。
過去わたしが体験したことで印象に残っていることがあります。
発注した商品が予定されていた発送予定日もとっくに過ぎているのに届かない。いつ発送されるのかさえ分からない状態だった商品がありました。
何度もReminderメールを送っているのに返事も来ない状態。もう、電話するしかないと思い、電話したところ、担当者の女性が対応してくれました。
メールとは違い、電話ではとてもフレンドリーな女性で、印象ががらっと変わり、わたしの怒り（笑）は収まりました☺
その際に、バックオーダーしていた商品すべての納期を確認し、遅れているものは急ぎで対応してもらい、事なきを得たわけです。
①でも書いたように、海外取引先とのメールのやり取りでは、必ずすぐ返事が来るわけではありません。
無理を言ったり、クレームを言わなければならない場面もあり、返事がなかなか来なかったりと、文化の違う国とのビジネスは思うようにいかないことが往々にしてあります。
そんなときはメールだけに頼らずに直接声を聞いて、電話に切り替えて話すことをお勧めします。
メールでは動いてくれなかったのに、電話で話した途端、すんなり行ったことが私は何度か経験しています。
おわりに
日本人は英語が苦手だと海外では認識されていますが、と同時に「日本人は信頼のおける人種」と認識されているのも大きな事実です！
日本人であることに誇りをもって、ビジネスしていきたいですね☺
